Spesenkanal bündelt alles rund um Spesen in einem klaren Ablauf: Belege scannen, Regeln prüfen, Freigaben dokumentieren und Rückerstattungen vorbereiten—ausgerichtet auf Schweizer Praxis mit MWST, QR-Rechnung und mehrsprachigen Teams zwischen Zürich, Bern und Lausanne.
Kontaktieren Sie unsFoto, E-Mail-Weiterleitung oder Datei-Upload. OCR liest Betrag, Datum, MWST-Satz und Währung; typische Felder wie Projekt, Kostenstelle und Zweck sind vordefiniert. Doppelbelege werden erkannt, Rundungsdifferenzen markiert.
Regeln pro Kategorie (Mahlzeiten, Übernachtung, ÖV, Taxi, Kilometer) mit Höchstbeträgen, Uhrzeiten und Nachweispflichten. Abweichungen erzeugen eine klare Notiz: „Warum?“, „Wer hat entschieden?“, „Welche Belege fehlen?“.
MWST-Sätze werden automatisch erkannt; gemischte Belege können positioniert werden (z. B. Konsum + Room Charge). Export führt Steuercodes, Beträge und Beleglinks auf—zweckmässig für Treuhand und Prüfung.
Ein- oder mehrstufige Freigaben je nach Betrag, Rolle oder Projekt. Jede Entscheidung enthält Zeitstempel, Kommentar und PB/RB-Trail (Prepared-By/Reviewed-By). Vertreterregelung deckt Ferien und Krankheit ab.
Freigegebene Spesen landen in Batches. Auszahlung via pain.001, Zuordnung zu Lohnabrechnung oder separater Zahlungslauf. Journal hält fest, wer geprüft und angewiesen hat—ohne E-Mail-Suche.
SBB-Quittungen, Halbtax-/GA-Konstellationen, Kantinenbelege, City-Tax—Spesenkanal kennt die Besonderheiten. Mobile Genehmigung ermöglicht Freigaben im Zug zwischen Oerlikon und Bern Wankdorf.
„Die Richtlinienprüfung nimmt Streit aus der Diskussion. Jede Ausnahme ist begründet und auffindbar.“
„Belege mit gemischter MWST sind sauber exportiert. Unser Treuhand-Partner liebt die Beleglinks.“
„Mobile Freigaben im Zug sparen Tage. Monatsende läuft ohne Nachtelefonieren.“
• Belegerfassung (OCR & E-Mail)
• Basis-Regeln &
Dublettencheck
• Einfache Freigaben • PDF/CSV-Exports
• Alles aus Start
• Mehrstufige Workflows &
Vertreterregelung
• MWST-Aufteilung & Steuercodes •
pain.001-Auszahlung & Lohnschnittstellen
• Alles aus Team
• CH-Hosting-Optionen, SSO, IP-Allowlisting
• API & individuelle Felder • Quartalsweiser Prozess-Review